如何管理文件和存檔 詳細說明如何管理它們

收集、分類、儲存、識別、統計和提供檔案，供生活棚鏈使用。 我們的檔案包括：檔案收藏、檔案分類、檔案錄入、檔案數位化、檔案系統、檔案培訓、檔案軟體定製、檔案智慧型管理、檔案價值評估、檔案儲存、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案研究（見檔案檔案匯編）、檔案提供與利用、檔案銷毀。

這些任務的分工只是比較穩定而不是絕對的，有的分為八個環節，有的分為基礎工作和利用工作兩大部分。 由於現代記錄管理已成為乙個複雜的系統，因此也有方法可以將其劃分為多個層。 第一層分為檔案實體管理和檔案資訊開發兩個子系統，挖掘和折彎子系統分為幾個級別的小系統。

檔案主體的管理分為收集、整理、鑑定、儲存、統計等工作; 檔案資訊的發展分為資訊處理和資訊輸出兩部分，資訊處理由編目、文獻編纂和參考資料組成，資訊輸出由提供閱讀、影印、諮詢、通訊、借閱、出版、展覽等服務活動組成。

（1）凡能準確反映公司各項經營活動的檔案、資料、音視訊、報表，必須及時歸檔，確保誠信。

2）檔案管理員必須隨時遵守檔案歸檔制度，並按類別分類，做好收集、整理、歸檔和歸檔工作。

3）檔案內容包括自成立之日起每年應當歸檔經營管理工作或公司出具的檔案、資料。

1）存檔範圍。

1、行政綜合類：包括重要會議資料; 制定內部監管和政策檔案; 組織變更、變更、大事記、年度報告和其他檔案; 發展規劃、工作總結報告; **當局簽發的重要檔案。

2、組織人員教育培訓：員工換班表、花名冊、教育培訓卡。

3、會計統計：年度計畫、統計報表、財務會計預算報表及其說明、各類季度報告、月度報告以及主管部門出具的有關檔案和資料。

4、質量管理：質量管理體系。

5、技術：產品及生產技術檔案。

6、銷售紀事：公司大型銷售活動紀事。

2）檔案的檔案。

1、歸檔檔案、資料的種類和數量以及每份檔案的頁數應完整、完整。

2.在存檔的檔案和資料中，每份檔案的原件和影印件、印刷件和定稿、說明書和批准書應分類排列，不得分開。

3、不同年份的檔案一般不允許一併歸檔，但跨年度檔案的請求和批准應當在答辯年度提交; 如果沒有答覆，將放在請求年份的檔案中; 跨年度期間的計畫是在檔案所針對的第一年提交的; 跨年度'摘要放在會議的最後一年，全年的會議檔案列入會議的年度檔案。

公司經營管理活動中的各種合同和例行報表，應按各自不同的時限要求，及時報送總經理和人力資源部; 音視訊檔案、活動檔案、工程檔案等其他型別檔案由各部門臨時保管，月底統一交人力資源部。 會計檔案由財務部保管。

1）借閱檔案應當按照規定辦理借閱手續，並在規定範圍內查閱。檔案不得塗改、撕毀，並應及時歸還。

2）會計檔案不准借用。內部訪問應由財務負責人批准。 外部單位因特殊需要查閱有關會計檔案時，應當持有公文，並徵得公司領導的同意。

檢查會計檔案時，不要將檔案帶出公司; 如需摘錄或複製，應徵得財務負責人的同意。

3）定期查明檔案，準確制定檔案銷毀清單，對失去儲存價值的檔案進行登記，經人力資源部負責人審核並報公司領導批准方可銷毀，需有兩人以上參與銷毀， 並在銷毀清單上簽字。

1、嚴格按照檔案管理規章制度制定規章制度，設定不同的許可權，運用技術手段保護檔案的真實性、完整性和價值;

二、加強檔案管理人員的學習和培訓。 每個檔案管理員不僅要有高水平的檔案業務，還要精通電腦的使用和操作;

3、嚴格控制電子檔案的修改和轉換，確保電子檔案的真實性和完整性。 通過將電子文件設定為唯讀檔案或對文件進行加密，或將電子文件設定為禁止修改、複製、列印等，可以保證文件的安全性;

四、要繼續研究探索電子檔案管理的新方法、新措施。 要重視電子檔案管理軟體的研發，建立電子檔案網頁，加強電子檔案管理的學習、交流和改進。

1、檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整性和安全性，方便企業各方面使用。 有專人負責檔案統計工作，按要求填寫檔案統計報表，做到快速、真實、準確。

2、企業各項工作資料應當歸檔的材料，必須按規定定期上交本單位檔案或者檔案人員，集中管理，不得個人自佔。

3、企業應建立科學的管理制度，方便檔案使用; 配置必要的設施，確保檔案的安全; 利用先進技術實現記錄管理現代化。

4、機密檔案的管理和利用，保密級別的變更和解密，必須按照企業的相關保密制度和企業流程進行管理。

五、檔案儲存價值評估原則、保管期限標準和銷毀檔案的程式方法 禁止擅自銷毀檔案。 做好檔案種類統計，檔案資料，裝置裝置，裝置裝置。

6、各類檔案由各部門檔案歸檔員按卷數要求整理，裝訂並轉入檔案館統一存放。 及時準確地登記檔案的轉移和接收，與賬戶對賬單一致。

7、各類檔案書寫必須用青黑色或黑色墨水書寫，禁止其他鋼筆書寫。

8、檔案一般不借閱，工作確需檔案時，應按相關要求在檔案館借閱。 查閱檔案一般應在檔案室查閱，需要影印或影印的機密檔案必須經領導批准，否則不允許影印或影印。

9、檔案應妥善保管，定期檢查，積極為檔案保管創造條件，防止被盜、火災、受潮、灰塵、失保密，保持經常通風。 嚴禁在檔案室吸菸、存放易燃易爆物品、使用電器。