索取公司記錄管理計畫的副本

1、建立和維護檔案的儲存秩序。

2.防止檔案損壞。

3.延長檔案的壽命。

4.維護檔案的安全。

不散，不凌亂，不丟失，不破碎。

1、注重預防，防治結合。

2、強化專注，關愛將軍。

3、自力更生，勤儉節約。

4.以原件為依據，保證資訊。

5.立足長遠，保證當下。

1.檔案中使用的材料和材料的處理不得損壞檔案;

2.輕鬆訪問檔案和輕鬆訪問;

3.適當利用倉庫的空間和面積;

4.耐用、耐用、堅固，符合節約原則;

5.盡量整齊統一，滿足標準化要求，靈活配置不同裝置。

1）檔案訂單管理、儲存位置和安排;

2）倉庫溫濕度調節及衛生清潔;

3）檔案進出倉庫控制;

4）檔案理化狀態監測;

5）國庫守衛。

溫度應在14-24之間; 相對濕度應在45%-65%之間。 控制和調節倉庫溫濕度的方法有很多種，大致可以歸納為兩種型別：

第一種是嚴格封閉倉庫，隔離倉庫內外溫濕度的相互交流。

第二種方法是採用一系列機械或自然措施，手動調節倉庫的溫度和濕度。

檔案館工作中經常提到的“八防”，一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。

這“八防”基本上包括了一切可能對檔案主體造成損害的自然因素和人為因素，是資金管理工作的重要組成部分。

定期檢查內容重點對檔案實體的理化性質進行檢查，了解是否有霉變、蟲蛾等現象和徵兆; 倉庫內是否存在隱患等風險因素，是否對檔案的移交、退回履行了嚴格的程式; 是否有物理秩序被打亂，是否出現混亂，是否有長期使用且未歸還的案件檔案等。

事實上，檔案是記錄，參考第 9000 條。

記錄控制。 必須控制為提供質量管理體系有效執行的要求和證據而建立的記錄。

組織必須制定成文的程式，規定識別、儲存、保護、檢索、儲存和處置記錄所需的控制措施。

記錄必須保持清晰，易於識別和檢索。

管理系統是記錄管理程式。

編碼規則是記錄標識。

處置，主要是指記錄過期後如何銷毀。

編碼規則有兩個主要部分：類別和時間。

類別，可以按部門劃分，根據檔案性質等，與企業的特點有很大關係，只能根據具體情況進行分析。

《企業檔案管理辦法》（國家檔案局、國家經委、國家計委公布）。

收集、整理、儲存、評估、統計以及提供和利用檔案的活動。 檔案內容包括：檔案收藏、檔案分類、檔案錄入、檔案數位化、檔案系統、檔案軟體定製、檔案鏈價值評估、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案與研究（見檔案彙編）、檔案提供與利用、檔案銷毀等。

這些任務的分工只是比較穩定而不是絕對的，有的分為八個環節，有的分為基礎工作和利用工作兩大部分。 由於現代記錄管理已成為乙個複雜的系統，因此也有方法可以將其劃分為多個層。 第一級分為檔案實體管理和檔案資訊開發兩個子系統，每個子系統又分為幾個級別的小系統。

挖掘和彎曲。 檔案主體的管理分為收集、整理、標識、儲存、統計等工作環節; 檔案資訊的發展分為資訊處理和資訊輸出兩部分，資訊處理由編目、文獻編纂和參考資料組成，資訊輸出由提供閱讀、複製、諮詢、通訊、借閱、出版、展覽等服務活動組成。

1.歸檔原則。

遵循檔案的自然形成規律，保持檔案原有的外觀和完整性，準確確定檔案的儲存期限，適應新技術應用的需要，便於儲存和利用。

根據歸檔範圍的規定，所有應歸檔的檔案必須完整、完整。

2.備案和分類程式。

以碎片為歸檔單元，逐一整理歸檔。 按分類、裝訂、排列、編號、裝箱、編目等步驟進行。

件“的含義：

2 1 乙份檔案，乙份檔案就是乙份檔案;

2 2 各種報告、名冊、地圖集、書籍和期刊等，一捲（書）是一本;

2 3 原件和定稿、原件和附件合二為一;

2 4 將檔案處理表（表）和處理後的文件合併為一體;

2 5 來文和答覆合併為乙個正文，如果屬於不同年份，可以單獨提交。

3.分類。 1） 按年份分類---

2）按部門內容分類---

3）按貯存期分類。

檔案的申請年份由其形成日期決定，即檔案的申請年份可能與檔案內容所針對的年份不同。

4.繫結。 4 1 去除原始檔案上生鏽的金屬，並用細絲或其他不損壞紙張的粘合劑重新裝訂（粘合）檔案。 原版在前面，決賽在後面; 回覆在前，溝通在後。 在每頁的右下角（背面的左下角）對頁面進行編號。

每個單位可以自行嘗試不同的裝訂方法，但所選的裝訂材料不得生鏽，不得對紙張造成直接或間接的損壞。

4 2 檔案尺寸大於A4紙尺寸的，應按A4紙尺寸摺疊或切割，尺寸小於16的應裝裱開破損，字跡模糊的文件應影印。

4 3 文件正文輸入電腦前，不宜使用乳膠或縫紉機裝訂（因為會影響以後文件的拆裝和掃瞄）。

5. 安排。 一是歸檔檔案資料按儲存期限分開，同一儲存期的檔案資料應按時間順序排列，密切相關的（同一活動、同一工作、同一會議形成的）檔案和資料應盡可能放在一起排列。

6. 編號。 6 1 在每個檔案的第一頁上空白處加蓋檔案編號印章（格式見圖1），並填寫相關欄目的內容。

6 2項及內容檔案編號印章：

類別編號：文件檔案的類別編號為 A。

期限：即儲存期限，分為兩類，填寫“長期”或“短期”。

年份：記錄實際形成的年份，用四個阿拉伯數字標記。

機構：對於未劃分為組織檔案編號的單位，此欄不能填寫。

文件編號：以年份為界的同一儲存期內檔案的序列號; 同一年份、同一儲存期的檔案，只能用乙個序號編號編號，案件編號不得重複。

6 3 每年歸檔工作結束後，如發現有其他應歸檔而不歸檔的檔案資料，可在歸檔檔案之後編號歸檔。