向文件控制主管詢問文件控制

首先將文件分類。

然後設定編碼原則。

一般有兩種型別，根據編制部門，或按檔案型別。

前面一般是公司的英文**，然後是編制部門**或檔案類別**，然後是編制檔案分類下的部門**，或檔案子類別**，最後用年份和序號，加上年份就知道檔案是哪一年編制的，序列號就是檔案的唯一標識號， 並且還可以看出已經準備了多少份某種型別的檔案。

文件管理系統。

目的：建立辦公檔案和檔案的組織機構，便於各類檔案和資料的有序儲存和審查。

適用範圍：適用於辦公辦公檔案管理，會計憑證和技術憑證可作為參考。

1、檔案分類：根據公司情況，辦公室分為四類：公司需要保管的點滴檔案資料、人事資料、規章制度、圖書館資料。

2、公司重要檔案及資料：包括相關戰略、公司管理方針、公司年度經營意向及經營目標、公司會議資料、公司檔案、公司簽訂合同資料等。

3、人事檔案：公司員工檔案，包括：員工身份證影印件、計畫生育證、學歷證書、技能證、經驗表、員工簡歷（招聘表）績效管理或年度考核資料、獎懲、崗位變動等相關資料。

4、規章制度：公司制度分為組織制度、辦公室總務制度、財務會計管理制度、人事管理制度、生產管理制度、銷售管理制度、產品回收制度、技能管理制度等制度。

5、圖書館資料檔案：指公司購買各種參考書或培訓資料，對報刊雜誌訂閱進度進行分類存檔。

6.方法。

6 1 設定檔案廚房（或檔案室）隔斷和類別預訂。

6 2 檔名應在資料資料夾外側，日常記錄應在資料資料夾內，各種資料應編號，電腦A4紙應統一使用，並應有資料編號，並應有突出的標籤，以方便搜尋。

6 3 設定借閱卡，檔案管理員將及時恢復借閱檔案。

6 5 總經理核實收貨單位後，辦事員應按規定簽發單據，並由收貨單位簽字簽收。

6 6 一些秘密檔案如公司檔案、檔案等，只要部門負責人才借用，人事檔案只要員工下級上級和人事主管都可以查閱，如果不合格人員確實因業務需要調整檔案檢視，應由單位負責人出具授權書。

6 7 借出的檔案應妥善保管，不得在原件上亂塗亂畫，未經許可不得影印。

6 8 每年年底，對檔案進行重新挑選，對當年的貴重資料進行歸檔和保留，超過保管期限的資料經總經理批准後可焚燒。