如何組織和存檔資料，以及如何歸檔和組織資料

按時間標準，或部門標準。

1.收集所有檔案，並按照一定的週期（可能是一年或乙個季度）進行將檔案退回檔案的工作。 2、根據相關章程進行篩選，剔除無當下及以後參考、使用或執行價值的檔案。 3、劃分類別和級別，不能劃分等級的檔案可以酌情與部門檔案並行歸檔。

1、收集所有檔案，檔案歸檔工作按一定週期進行，可能是一年或乙個季度。

3、劃分類別和級別，不能劃分層次的檔案可以酌情與部門檔案併排歸檔。

4.確定儲存期限，存檔檔案可根據其價值和相關規章制度影響期限。

以留出足夠的儲存時間。

5、修復檔案內容，檔案管理員需要諮詢檔案**部門的同事，以獲得正確的內容並修復檔案，增加或刪除檔案，還需要規範檔案的紙張尺寸和裝訂進行儲存。

組織存檔文件的規則遵循文件形成規則。

歸檔檔案的組織應遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有機聯絡，區分不同的價值，便於儲存和利用。 歸檔檔案的組織應當符合檔案一體化管理的要求，便於計算機管理或計算機輔助管理，國家應確保紙質檔案與電子檔案的組織協調一致。

存檔檔案通常為每份檔案乙份，正文和附件乙份。 檔案原文和定稿是一體的，**正文和**正文是一塊，原文和副本是一塊，原文和翻譯本是一塊，中文版和外文是一塊。 報告、花名冊、地圖集等是一本書，簡報、週報和其他材料是一本書。

分類要求

歸檔單位要科學地對歸檔檔案進行分類，對同一案件保持分類方案的一致性和穩定性。 檔案根據其形成年份進行分類，檔案的簽發日期通常應以年份為準。 計畫、概要、預算、零散統計報告、預告、規範性檔案等涉及不同年份的檔案，按檔案印發日期確定所屬年份。

按檔案的形成或承辦機構對檔案進行分類。 組織分類法和問題分類法應應用於其中之一，不應同時使用。 採用機構分類的，歸檔檔案按檔案組成或承辦機構分類，多部門歸檔檔案歸入檔案出檔部門。

如果採用問題分類，則應根據檔案內容所反映的問題對歸檔檔案進行分類。

1、檔案檔案應遵循檔案的形成規則，保持檔案之間的有機聯絡。 檔案是隨著機關、團體、社會組織的職能活動而產生的，具有自身的規律和形成特點。 2012年，《黨政機關公文處理規定》和《黨政機關公文格式》對機關公文處理規範和標準進行了統一。

這些規範和標準，加上各機關在檔案處理過程中的長期習慣做法，以及辦公自動化條件下電子檔案形成的特殊要求，構成了檔案形成的一般規則。 按照檔案的形成規律來整理脊指檔案檔案，其實整理是檔案形成的自然延續過程，可以最大限度地減少個人對檔案資料的人工干預，提高檔案組織質量。

檔案之間的有機聯絡是指在檔案製作和加工過程中在**、時間、內容等方面形成的內在關聯，既記錄了檔案與檔案組成部分之間的相互關係，又為檔案記錄的完整性和有序性提供了保證。 在歸檔檔案過程中保持檔案之間的有機聯絡，不僅可以更好地反映機關主要工作活動的歷史面貌，而且有利於今後的檢索和利用。

2、檔案檔案應按不同值進行分類，以利於保管和利用。 乙份檔案的價值取決於其內容及其在機關工作和未來歷史研究中的作用。 就機關檔案的價值而言，並非所有已經處理的檔案和資料都需要分類歸檔，也不是所有歸檔的檔案都必須永久儲存。

從分類之初，《規則》就區分了不同儲存期限的檔案，為有針對性的後續工作奠定了基礎。

易於儲存和使用是歸檔文件的乙個重要目標。 易儲存是指通過區分檔案和資料的不同價值，採用不同的儲存策略，提高管理效率; 方便使用是保持檔案與資料的有機聯絡，從而提高歸檔檔案的召回率和準確性。

因此，儲存和使用的便利性是建立在遵循檔案形成規律、保持檔案之間的有機聯絡、區分不同價值的基礎上的，也是檢驗歸檔檔案組織方法實用性的唯一標準。

1） 歸檔應符合下列規定：

檔案檔案必須完整、準確、系統，能夠反映工程建設活動的全過程。

存檔的文件必須分類並組織到符合要求的檔案中。

2）歸檔時間應符合下列規定：

根據施工和考察程式及專案特點，可分階段、分階段進行歸檔，也可在單位或分部專案竣工驗收合格後進行。

勘察設計單位應當在任務完成後，建設監理單位在工程竣工驗收前，將勘察設計單位形成的有關工程檔案歸檔建設單位。 亞馬布希。

3）勘察、設計、施工單位在收集工程檔案並整理檔案時，建設單位、監理單位應當按照城市建設檔案管理機構的要求對檔案進行完整、準確、系統和檔案質量審查。考試合格後，將移交給施工單位。

4）一般不少於兩套工程檔案，一套由建設單位儲存，一套（原件）轉入當地城建檔案（木石重中）。

5）勘察、設計、施工、監理等單位將檔案移交施工單位時，應準備移交清單，雙方可簽字蓋章後方可移交。

6）設計、施工、監理單位需要向本單位備案的，應當按照國家有關規定的要求，單獨歸檔。

法律分析：住房和城鄉建設部關於發布國家標準《建築工程檔案歸檔規範》的第491號公告——《建築工程檔案歸檔規範》特此批准為國家標準，編號為GB T50328-2014，自2015年5月1日起施行。 原國家標準《建築工程檔案歸檔整理規範》GB T50328-2001同時廢止。

法律依據：《關於發布建設工程檔案歸檔國家標準的公告》 現批准《建設工程檔案歸檔規範》為國家標準，編號為GB T50328-2014，自2015年5月1日起施行。 原國家標準《建築工程檔案歸檔整理規範》GB T50328-2001同時廢止。

本規範由中國建築出版社出版發行，由我部標準與配額研究院組織。