如何建立電子化會計內部控制制度

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內部控制是指經濟單位和各組織在經濟活動中建立的相互制約的業務組織和責任分工形式。 內部控制的目的是提高企業管理和經濟效益。

內部控制的基本結構。

它包括：控制環境、會計系統和控制程式。 一般來說，企業資金內部控制體系主要可分為事前防控、事中管控和事後監管三個環節。

採取預防措施。 首先，企業需要建立一套嚴格的內部控制規章制度，包括《企業財務管理辦法》、《企業預算管理暫行辦法》、《資金計畫管理辦法》、《企業資金授權審批管理辦法》等與資金管理相關的制度。

在企業資金管理過程中，要合理設定職能部門，明確各部門職責，履行職責，建立財務控制和職能分離制度。 應充分考慮不相容的職責和單獨制衡的要求。 各部門、各崗位形成了相互制約、相互監督的格局。

此外，企業還應建立嚴格的審批程式和授權審批制度，以減少一些不必要的開支。 明確審批人對資本業務的授權審批方式、許可權、程式、職責及相關控制措施，規定經辦人辦理資本業務的職責範圍和工作要求。

控制在事情的中間。 事件中的控制主要體現在確保貨幣資金的安全、誠信、合法性和效率上。 其範圍包括對現金、銀行存款、其他貨幣資金、應收賬款和應付賬款的控制。 主要方法有：

庫存控制、庫存限額控制、物理隔離控制等。

事後監督。 在資金管理過程中，除了事前防控和事中管控外，事後資金監管也是不可或缺的環節。

各核算期或各重大經濟活動結束後，內部稽核監察部門應當按照有效的監督程式對各項經濟經營活動進行審計，及時發現內部控制的漏洞和薄弱環節; 各職能部門還應及時向資金管理部門反饋本部門在會計期間或經濟活動後的資金變化情況，及時查明募集資金是否與需求相符，資金結構和比例是否與計畫或預算相符， 產品的賒銷是否嚴格遵守賒銷政策，庫存控制是否符合指標，人、財物的使用是否符合計畫或預算，產品的生產是否按計畫或預算合理安排。

這樣既保證了基金管理目標的適當性和科學性，又能根據實際資訊反饋隨時採取調整措施，從而保證資金管理更加科學、合理、有效。 同時，將各部門的資金管理狀況與部門績效指標掛鉤，使資金管理的責任、權力和利益相結合，調動資金管理部門和員工的積極性，更好地管理資金。

1、建立崗位責任制。

會計電算化應用中的崗位可分為基礎會計崗位和會計電算化崗位。 兩者可以在保證會計資料安全的前提下進行交叉設定，各崗位人員應保持相對穩定。

2、運營管理系統及軟硬體維護系統。

執行管理主要是對系統的日常管理，以保證系統的正常有效執行。

1）操作許可權。

計算機主管通常擁有最高權力; 軟體操作人員應嚴格按照具體許可權操作，憑證錄入人員與稽核記賬員不能為同一人; 計算機化維護人員必須按照相關維護規定進行操作，除系統維護人員外，其他人員不得直接開啟資料庫檔案進行操作，不得隨意新增、刪除和修改資料、源資料和資料庫檔案結構; 軟體開發人員、專職計算機維護人員和檔案管理員不得進行系統操作。

2）操作規程。

在機器上操作前後，操作人員應進行登記，填寫姓名、時間和操作內容; 操作人員的操作密碼應予保密，不得隨意洩露; 操作人員必須嚴格按照操作許可權、操作步驟和方法操作，不得擅自在機器上操作; 每次上車後，都應及時做好所有必要的備份工作，以防發生意外。

3）軟硬體維護系統。

確保機房裝置安全和計算機正常執行的措施; 會計資料和會計軟體的安全性和保密性措施; 修改會計軟體審批監督制度。

3.會計檔案管理系統。

會計電算化應用後，會計檔案分為磁碟、CD-ROM等介質儲存和紙質介質儲存兩種形式。 可以一式管理，二式管理，兩種形式並重，保留期限按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。

檔案管理應做到防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲、防霉、防鼠咬; 準備重要會計檔案的雙份副本，並將它們存放在兩個不同的位置，最好是兩個不同的建築物中; 會計檔案不得隨意堆放，嚴防損壞、丟失、洩露，不得出借、帶出單位。

使用磁帶、磁碟、光碟、縮微膠片等介質儲存記帳資料是看不見的，應定期檢查和影印，以防止損壞磁性介質。

l） 崗位責任制。電算化會計職位包括直接管理、操作和維護計算機和會計軟體系統的工作。 工作職位包括計算主管、軟體操作、審計和簿記、計算維護、計算審查和資料分析。

2）運營管理系統。運營管理系統的主要內容包括：

明確規定計算機操作人員對會計軟體的操作內容和許可權，嚴格管理操作密碼，指定專人定期修改密碼，防止未經授權的人員操作會計軟體;

防止已輸入計算機的會計憑證等會計資料未經審計就登記在本機的賬簿中;

操作人員在離開機房之前，應執行相應的命令退出會計軟體;

必要的操作記錄由專人儲存，並記錄操作人員、操作時間、操作內容、故障情況等內容。

3）硬體、軟體和資料管理系統。硬體、軟體和資料管理系統的主要內容包括：

確保機房內裝置的安全和計算機的正常執行，維護相關裝置，保持機房和裝置乾淨整潔，防止事故發生;

確保會計資料和會計軟體的安全性和保密性，防止資料和軟體的非法修改和刪除;

修改和公升級正在使用的會計軟體有審批程式;

完善計算機軟硬體故障故障排除管理措施;

完善計算機病毒防控措施。

4）電子化會計檔案管理系統。計算機化會計檔案包括儲存在計算機硬碟上的會計資料。

以及儲存在磁性介質或光碟上的其他會計資料以及以書面形式儲存的計算機列印的會計資料。 建立電算化會計檔案管理系統的主要內容包括：

專人負責;

防磁、防火、防潮、防塵，重要的會計檔案應備份並儲存在兩個不同的位置;

使用磁性介質儲存會計檔案，定期檢查，定期複製;

會計軟體的全套單據和會計軟體程式，應當在軟體停產或者發生重大變更後，作為會計記錄儲存5年。